Информировать на e-mail
« Назад || Скачать / Открыть в формате Microsoft Word
Утверждаю Генеральный директор компании _________________ ____________________ Ф.И.О. «___» __________ 20__ года |
I. Общие положения
1. Администратор офиса формирует и решает все вопросы, связанные с обеспечением бесперебойного рабочего режима офиса.
2. Администратор офиса подбирается из числа квалифицированных специалистов с высшим образованием, обладающих хорошими организаторскими способностями, имеющих стаж работы в аналогичной должности не менее 3-х лет.
3. Администратор офиса назначается Генеральным директором.
4. В работе Администратор офиса руководствуется:
- действующим законодательством,
- Должностной инструкцией,
- положениями, регламентирующими внутрифирменные отношения
- указаниями Генерального директора
- и руководителя отдела по работе с персоналом.
4. Администратор офиса подчиняется непосредственно Директору по административным вопросам.
II. Должностные обязанности
Администратор офиса должен:
1. В области административно-хозяйственной деятельности
1.1. Следить за чистотой и порядком в офисе, контролировать исправность технических средств и оборудования, осуществляя с этой целью взаимодействие со службами арендодателя;
1.2. Производить закупку офисной мебели, оборудования канцелярских и хозяйственных товаров;
1.3. Вести учет приобретенного имущества, оборудования и других материальных ценностей, расход материалов, Контролировать их рациональное использование;
1.4. Проводить совместно с бухгалтерией ежегодную инвентаризацию основных средств;
1.5. Организовывать работу и контролировать работу уборщицы и работников столовой, вести учет их служебной загрузки;
1.6. Решать вопросы, связанные с оформлением приглашений, виз, загранпаспортов, бронирование и покупку билетов для сотрудников компании, убывающих в командировку;
1.7. Бронировать места для размещения в гостиницах для лиц прибывающих по приглашению руководства компании.
1.8. Организовывать и осуществлять мероприятия по приему гостей, прибывающих по приглашению руководства компании (встречать, размещать, осуществлять перевод во время переговоров, при необходимости сопровождать в период пребывания, провожать).
1.9. Организовывать поздравления сотрудников, партнеров и клиентов компании с праздничными датами и в других необходимых случаях;
2. В области организационно-административной деятельности
2.1. Готовить проекты приказов, регламентирующих внутреннюю деятельность компании;
2.2. Отслеживать и контролировать ведение внутреннего и внешнего документооборота;
2.3. Осуществлять подготовку совещаний и всех связанных с этим документов;
2.4. Вести протоколы совещаний с последующей их рассылкой всем участникам совещания и вести контроль за выполнение решений совещаний;
2.5. Осуществлять контроль за деятельностью секретариата; Контролировать сдачу сотрудниками структурных подразделений компании документов для последующего архивирования;
2.6. Вести работу по переходу компании на безбумажный документооборот с последующем контролем работы последователей в режиме безбумажного документооборота;
2.7. Контролировать правильность работы секретариата с входящей и исходящей документацией в режиме безбумажного документооборота;
2.8. Осуществлять контроль и учет за использованием мобильных телефонов, вести соответствующие журналы регистрации, осуществлять взаимодействие с бухгалтерией по вопросам своевременной оплаты за мобильную связь, осуществлять контроль за соблюдением установленных лимитов на мобильную связь, в случая превышения установленных денежных лимитов принимать меры к выявлению причин и лиц, допустивших перерасход, своевременно информировать руководство о превышении лимитов на использование мобильной связи;
2.9. Осуществлять взаимодействие с арендодателем по вопросам коммунального обслуживания арендуемых площадей; Контролировать ведение журналов прихода и ухода сотрудников и ухода сотрудников за пределы офиса в рабочее время;
2.10. Осуществлять контроль за выполнением сотрудниками правил внутреннего распорядка, списки нарушителей, установленных правил еженедельного распорядка, списки нарушителей, установленных правил еженедельно вывешивать на «Информационной доске»;
2.11. Следить за актуализацией информации на «Информационной доске», своевременно размещать на ней приказы, распоряжения и др. информацию, регламентирующую внутренний распорядок работы офиса; Принимать участие в разработке планов текущих ремонтов основных средств и помещений.
III. Права
Администратор офиса имеет право:
1. Принимать участие в созываемых руководством совещаниях при обсуждении на них вопросов, имеющих отношение к своей компетенции;
2. Представительствовать от имени Общества в других организациях и учреждениях по вопросам, относящимся с своей компетенции.
IV. Ответственность
Администратор офиса несет административную ответственность за выполнение должностных обязанностей в соответствии с положениями настоящей Инструкции. Несет ответственность в соответствии с «Положением о системе мотивации» за выполнение должностных обязанностей своевременно и в полном объеме.
Директор по административным вопросам:
____________________/Ф.И.О./
«__»__________20__ г.
« Назад ||
