Чтобы работать профессионально, процессы должны быть не только в головах, но и на бумаге

7-8 июня 2018 г. наша компания провела в Омске семинар-практикум по теме "Технологии и стандарты описания и оптимизации бизнес-процессов. Разработка регламентов" и данные события не были не замечены СМИ. Ковалев Сергей Михайлович - Генеральный директор компании БИТЕК (Бизнес-инжиниринговые технологии) дал интервью газете "Коммерческие Вести" (КВ).

Руководитель и ведущий бизнес-консультант московской консалтинговой компании БИТЕК (Бизнес-инжиниринговые технологии) Сергей КОВАЛЕВ приезжает с семинарами в Омск не впервые.

Он специализируется на вопросах разработки стратегии, построения процессов, их оптимизации и организационной структуры в самых разных сферах деятельности. На прошлой неделе в конце первого дня занятий (они проходили на базе ГК "ТРИЭС-Персонал") корреспондент "КВ" Анастасия ИЛЬЧЕНКО встретилась с ним и расспросила о двухдневном семинаре, организованном Омским региональным фондом поддержки и развития малого предпринимательства.

- Сергей, часто приезжаете с семинарами в Омск?

- Пятый раз. Впервые я проводил их в вашем городе в 2006 году, потом в 2017-м и вот снова приехал. Также в Омске я проводил обучение в компании "Омскнефтехимпроект" в 2006-м и 2007 году. У них шла работа по описанию основных процессов, чтобы деятельность была формализована, выполнялась быстро, качественно, без ошибок, с минимальными издержками.

- Кто в организации должен заниматься организацией процессов?

- Работа по улучшению процессов требует вовлеченности всего персонала, поэтому я считаю правильным, когда активное участие принимают эксперты и исполнители процессов. Во-первых, они их знают, во-вторых, именно они их будут выполнять. Моя задача как внешнего консультанта - дать инструменты и направить работу в правильное русло. Иногда даже одна небольшая методическая ошибка может привести либо к задержке сроков, либо к тому, что результат не будет внедрен. Типичный пример: бизнес-аналитики строят сложную схему процессов, показывают много деталей, входов, выходов, но эксперты эти сложные схемы не готовы читать. Здесь первая ошибка - в сложности, вторая - в том, что не они их строили. Чтобы этих факторов избежать, я наглядно показываю, как правильно составлять схемы, как неправильно. Методологическое консультирование ускоряет проект и приводит к тому, что результаты внедряются в практическую деятельность и приносят бизнесу пользу.

- Ваши методики применимы к какой-то определенной сфере деятельности или универсальны?

- Неважно, какую деятельность мы описываем, нужно выделить процессы, разложить их на шаги, указать входы, выходы, кто за что отвечает. Методология не зависит от отрасли, она универсальна. Другое дело, что чем лучше бизнес-консультант разбирается в отрасли, приводит больше примеров, чем шире круг его компетенций, тем больше он вызывает доверия и эффективнее выдает знания. У меня опыт достаточно широкий: я работал и в торговых, и в производственных компаниях, и в банках.

- Получается, что вы учитываете профессиональные интересы слушателей конкретного семинара?

- Да, поэтому в самом начале занятий я с каждым познакомился, попросил назвать сферу деятельности, сформулировать вопросы.

- Сколько слушателей записалось на семинар?

- 22 человека. Большинство сегодняшних участников семинара уже имеют опыт описания процессов. Аудитория пришла подготовленная, но готовая идти дальше. Я видел интерес. Часто эксперты спрашивают: зачем описывать процессы, если мы знаем, как они делаются. Поясняем: чтобы работать профессионально, процессы должны быть не только в головах, но и на бумаге, доступны всем, чтобы каждый понимал, как называется данный шаг. Это является залогом качества.

- Это европейский подход?

- Совершенно верно. Если брать Макдоналдс, то там описание процесса позволяет ресторанам, где бы они ни были, работать с одинаковым качеством. Когда приходит молодой студент устраиваться на работу, требуется одна-две недели, чтобы он начал выполнять все правильно. Мне рассказывали, что у них схемы процессов даже выполнены в виде комиксов. А там, где процессы не прописаны, можно входить в должность несколько месяцев. Пример: торговые компании, бывает, жалуются, что, когда приходят специалисты из "Ашана", им трудно влиться в работу. Они привыкли к четким должностным обязанностям, а в обычных магазинах они не прописаны, и люди чувствуют себя не уютно. Им приходится заниматься всем.

- Люди какого возраста приходят на ваши семинары?

- Чаще всего зрелые менеджеры - от 30 лет, которые понимают, что это необходимо. Имеющие опыт руководства знают: чтобы управлять коллективом эффективно, необходимо прописать схему процесса и регламент - кто и что должен делать.

Источник: http://kvnews.ru/gazeta/2018/iyun/22/100362